Binnen Avans communiceren we veel via e-mail. Door dat allemaal op dezelfde manier te doen, stralen we eenheid uit en dragen we het merk Avans uit. Bijvoorbeeld door eenheid in je handtekening. Ook is het belangrijk dat een e-mail zo min mogelijk onbeantwoord blijft. Daarom is een afwezigheidsmelding erg belangrijk.

De e-mailondertekening van Avans bevat de volgende onderdelen:

Nederlands:
Naam
Functie | Academie OF opleiding OF Diensteenheid |
Avans Hogeschool| telefoonnummer | Postbus 90.116  | 4800 RA Breda | avans.nl

Hans Avans
Medewerker Communicatie | Diensteenheid Marketing, Communicatie en Studentenzaken |
Avans Hogeschool | 088 - 525 10 00 | Postbus 90.116 | 4800 RA Breda | avans.nl

Engels:
Naam
Functie | * Academie OF opleiding OF Diensteenheid | **
Avans University of Applied Sciences | phone number | Postbox 90.116 | 4800 RA Breda, The Netherlands | avans.nl

Logo en social media
Breid je handtekening uit met het logo van Avans en een link naar social media. De Associate degrees Academie en de Juridische Hogeschool hebben beiden een eigen logo. Links naar social media voeg je toe onder de standaard handtekening. Iedere link zet je op een nieuwe regel.

De handtekening ziet er dan zo uit:

Hans Avans
Medewerker Communicatie | Diensteenheid Marketing, Communicatie en Studentenzaken |
Avans Hogeschool | 088 - 525 10 00 | Postbus 90.116 | 4800 RA Breda | avans.nl

Beste grote hogeschool van Nederland volgens studenten. 
Bron: Keuzegids hbo 2022

Twitter
Facebook
LinkedIn

Extra toevoeging
Ook kun je een extra zin of slogan toevoegen van bijvoorbeeld de nummer 1-notering in de Keuzegids Hbo, over duurzaamheid of over onze inkoopvoorwaarden.

De handtekening ziet er dan zo uit:

Hans Avans
Medewerker Communicatie | Diensteenheid Marketing, Communicatie en Studentenzaken |
Avans Hogeschool | 088 - 525 10 00 | Postbus 90.116 | 4800 RA Breda | avans.nl

Twitter
Facebook
LinkedIn

Beste grote hogeschool van Nederland volgens studenten.
Bron: Keuzegids hbo 2019

Afwezigheidsmelding

Je bericht bevat altijd de volgende informatie:
•aanhef
•einddatum van je afwezigheid
•gegevens achtervang
•standaard handtekening

Je weet niet wie jou mailt, dus houd je tekst kort en zakelijk.
In Outlook kun je een antwoord instellen voor mails die van binnen Avans komen en voor mails die van buiten Avans komen. Binnen Avans spreken we elkaar aan met je. Daarbuiten met u. Houd dit onderscheid ook aan in je automatische antwoorden.

Langere tijd afwezig
Hieronder vind je een voorbeeldtekst voor als je langere tijd afwezig bent. Bijvoorbeeld vanwege vakantie of verlof. Je sluit de tekst altijd af met je standaard handtekening.

Beste lezer,
Bedankt voor uw bericht. Ik ben afwezig tot [datum]. Daarna beantwoord ik uw e-mail. Tot die tijd kunt u contact opnemen met mijn collega [voor- en achternaam] via [e-mailadres].

Kortere tijd afwezig
Hieronder vind je 2 voorbeelden van een automatisch antwoord voor als je kortere tijd afwezig bent. Bijvoorbeeld omdat je parttime werkt of omdat je op training bent.

Beste lezer,
Bedankt voor uw bericht. Mijn werkdagen zijn [werkdagen]. Ik beantwoord uw e-mail zo spoedig mogelijk. In de tussentijd kunt u contact opnemen met mijn collega [voor- en achternaam] via [e-mailadres].

Beste lezer,
Bedankt voor uw bericht. In verband met een training ben ik afwezig tot [datum]. Daarna beantwoord ik uw e-mail. Tot die tijd kunt u contact opnemen met mijn collega [voor- en achternaam] via [e-mailadres].

Met vriendelijke groet,
[Standaard handtekening]